Page 12 - HSMA Facts & Faces nr. 13

BEST PRACTICE AUS DEM
KONGRESSHOTEL POTSDAM
MICE
Digitale Transformation
im MICE-Bereich
Die Digitalisierung ist im Veranstaltungsbereich längst
kein Trend mehr, sondern essenziell für Effizienz und
Wettbewerbsfähigkeit. Ein herausragendes Beispiel für
einen erfolgreichen Digitalisierungsprozess liefert das
Kongresshotel Potsdam. Mit 40 Tagungsräumen, 6.000
Quadratmetern Außenfläche und Events für mehrere
Tausend Gäste stellt das Hotel besonders hohe
Anforderungen an eine reibungslose Organisation.
ERFOLGREICHES CHANGE MANAGEMENT
Der Wandel war kein Top-down-Projekt, sondern ein gemeinsam
gestalteter Prozess. Besonders hilfreich war das Engagement des
Teams, das die Digitalisierung aktiv förderte. Ein Auszubildender
entwickelte die neue, intuitive Ordnerstruktur – ein Beispiel dafür,
wie digitale Prozesse von den Mitarbeitenden selbst mitgestaltet
werden können.
PAPIERLOS UND EFFIZIENT:
DER DIGITALISIERUNGSPROZESS
Früher dominierten physische Hängeordner mit
Angeboten, Plänen und Korrespondenzen den
Arbeitsalltag. Das System war anfällig für Fehler und
ineffizient. Die Umstellung auf eine digitale Struktur
erfolgte während der Corona-Pandemie. Mittlerweile
sind alle Veranstaltungsdaten zentral abgelegt und in
Sekunden durchsuchbar. Surface-Tablets für die
Mitarbeitenden unterstützen das papierlose Arbeiten,
und lokale Drucker wurden durch zentrale Geräte
ersetzt – ein großer Schritt in Richtung Nachhaltigkeit.
BLICK IN DIE ZUKUNFT
Der nächste logische Schritt ist die Automatisierung des Angebots-
prozesses. Ein PMS mit intuitiver Benutzerführung könnte die
Buchung von Veranstaltungsräumen vereinfachen und den
Zeitaufwand weiter reduzieren.
FAZIT Das Kongresshotel Potsdam zeigt, dass Digitalisierung nicht
nur große Hotels betrifft, sondern für jede Betriebsgröße Vorteile
bringt. Die richtigen Tools und eine klare Strategie können Prozesse
optimieren und die Servicequalität steigern.
KI ALS ERFOLGSFAKTOR
Ein besonders innovativer Aspekt der Transformation
ist der Einsatz eigener GPT-Modelle:
•  Convention GPT liefert Antworten auf interne
Prozessfragen, Stornierungsbedingungen oder
Vertragsdetails, ohne langes Suchen in Dokumenten.
•  Hotel GPT unterstützt alle Mitarbeitenden mit
wichtigen Informationen wie Dienstnummern
oder Arbeitsanweisungen.
DETAILS ZUM DIGITALI-
SIERUNGSPROZESS UND
WEITERE EINBLICKE GIBT
ES IM INTERVIEW
Zudem optimiert KI den Schriftverkehr, so-
dass Angebote und Gästeantworten schneller
und professioneller erstellt werden. Selbst
das Gästefeedback-Management wurde
automatisiert, wodurch Standardan-
fragen effizient beantwortet werden.
AUTORENTEAM:
KATHRINA HEUN Hoteldirektorin
Landgasthof Hessenmühle
Mitglied Expertenkreis MICE
GERHARD WASEM (mit KI-Unterstützung)
Director of Product Management bei Duetto
Vorsitzender Expertenkreis MICE
12 | HSMA Facts&Faces Vol #13 | Sommer 2025
Illustration © treety/stock.adobe.com