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HOTSPOT STEUER
Kassenmeldepflicht ab 2025:
Hotels müssen handeln
Die Finanzverwaltung verschärft ihren Kurs gegenüber
bargeldintensiven Branchen und somit auch gegenüber
dem Hotelgewerbe. Nach der Einführung der techni-
schen Sicherheitseinrichtung (TSE) folgt nun die nächste Stu-
fe, um Manipulationen an Kassensystemen zu erschweren: die
verpflichtende Kassenmeldung. Bis spätestens 31. Juli 2025
müssen alle elektronischen Kassensysteme, die in einem
Hotelbetrieb im Einsatz sind, der Finanzverwaltung gemeldet
werden.
Die Pflicht zur Kassenmeldung wurde zwar bereits 2020 gesetz-
lich eingeführt, ihre Umsetzung jedoch mehrfach verschoben.
Seit dem 1. Januar 2025 ist das elektronische Meldesystem nun
verfügbar. Die Meldepflicht betrifft alle elektronischen Kassen-
systeme, mit denen auch bare Geschäftsvorfälle erfasst werden
können, unabhängig davon, ob aktuell tatsächlich Bargeld
angenommen wird. Damit fallen klassische Registrierkassen
ebenso unter die Regelung wie cloudbasierte Kassensysteme
oder Softwarelösungen mit integriertem Kassenmodul.
Nicht meldepflichtig sind hingegen reine Eingabegeräte, z. B.
Handhelds, sofern sie keine eigene Speicherung von Kassen-
vorgängen vornehmen. Meldepflichtig sind alle Systeme, die
angeschafft, gemietet, geleast oder gebraucht übernommen
wurden, auch wenn sie nur vorübergehend im Einsatz waren.
Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte. Für Hotels mit mehreren
Standorten bedeutet das: Für jeden Betrieb muss separat ge-
meldet werden, welche Kassensysteme im Einsatz sind. Für vor
dem 1. Juli 2025 angeschaffte Geräte ist die Meldung bis spätes-
tens 31. Juli 2025 abzugeben. Neuzugänge ab dem 1. Juli 2025
müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet
werden, ebenso wie spätere Änderungen oder eine endgültige
Außerbetriebnahme.
Folgende Angaben sind verpflichtend zu übermitteln:
• Name und Steuernummer des Betriebs
• Art und Seriennummer der verwendeten TSE
•  Art, Anzahl und Seriennummer der verwendeten
Kassensysteme
• Anschaffungsdatum sowie ggf. Datum der Außerbetriebnahme
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über das
ELSTER-Portal oder eine zertifizierte Schnittstelle des Kassen-
anbieters. Eine Meldung in Papierform ist nicht zulässig. Ein Buß-
geld bei Fristversäumnis ist gesetzlich zwar nicht vorgesehen. Die
Finanzverwaltung behält sich aber vor, Betriebe mit fehlender
oder verspäteter Meldung verstärkt in den Fokus zu nehmen, z. B.
durch häufigere und intensivere Betriebsprüfungen.
Prüfen Sie daher jetzt, welche Systeme im Einsatz sind, ob sie
meldepflichtig sind und wer in Ihrem Unternehmen für die frist-
gerechte Übermittlung verantwortlich ist. Die rechtzeitige Ab-
stimmung mit dem Kassenanbieter oder der Steuerberatung
kann helfen, Fehler zu vermeiden. Außerdem sollten sämtliche
Angaben zur Kasse in der Verfahrensdokumentation ergänzt
werden, um bei Prüfungen auf der sicheren Seite zu sein. Wich-
tig: Auch nachträgliche Änderungen oder die Außerbetriebnah-
me eines Systems müssen dort dokumentiert werden.
FOTO: ETL ADHOGA
KONTAKT
CAROLIN BAARS
ETL ADHOGA
Steuerberatungsgesellschaft AG
Mauerstraße 86-88 | 10117 Berlin
Tel.: +49 (0)30 2264 3102
carolin.baars@etl.de
www.etl-adhoga.de
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20 HDV News | VOL 123 – Sommer 2025