Page 12 - HDV NEWS #123

ADVERTORIAL
Es kann so einfach sein!
Erfolgreiche Tagungsbetreuung im Hotel: Ein Leitfaden, um mit 4 Kleinigkeiten den
großen Unterschied zu schaffen.
In der heutigen MICE-Welt ist die Veranstaltungsbetreuung im
Hotel entscheidend für den Erfolg, für das Hotel und die Ver-
anstaltung selbst. Seminare, Workshops oder Konferenzen:
Gäste erwarten exzellenten Service und höchste Flexibilität.
Reibungslose Zusammenarbeit: Der Schlüssel liegt in der naht-
losen Kooperation aller Hotelabteilungen. Jeder Mitarbeitende
muss wissen, was wann und wo geschieht, um einen störungs-
freien Ablauf zu gewährleisten.
Expertentipp Nr. 1 – Persönliche Kommunikation
Die zentrale Rolle spielt der Event-Manager. Er ist Ansprechpart-
ner und verantwortlich für Planung und Durchführung. Eine
frühzeitige, persönliche Abstimmung per Telefon ist effektiver
als der Austausch per E-Mail. Zuhören, gezieltes Nachfragen
und der direkte Kontakt zum Referenten – etwa zur Bestuh-
lungsform oder zu Pausenzeiten – zeigen Professionalität und
Weitblick. Der Werkstudent, der die Veranstaltung organisiert
hat, wird nicht vor Ort sein – der Trainer jedoch schon.
Expertentipp Nr. 2 – Moderationskoffer als Visitenkarte
Technik und moderne Räume sind wichtig – doch Details wie
ein gepflegter Moderatorenkoffer können den Unterschied ma-
chen. Statt eines chaotischen Sammelsuriums bieten Sie Ihren
Kunden eine strukturierte, vollständige Ausstattung mit funktio-
nierenden Stiften. Das zeugt von exzellenter Vorbereitung und
gibt dem Referenten ein gutes Gefühl – oft noch vor dem per-
sönlichen Kontakt.
allem Referenten brauchen Zeit, um sich mit dem Raum ver-
traut zu machen. Drängen Sie nicht zu früh auf organisatorische
Fragen. Bauen Sie eine Beziehung auf, achten Sie auf Details:
Welches Getränk bevorzugt der Trainer? Kleine Gesten, wie das
gezielte Nachfüllen, zeigen Aufmerksamkeit und Wertschät-
zung. Ein kontinuierlicher Austausch über den Tag verhindert
Missverständnisse und sorgt für ein stimmiges Gesamtbild.
Expertentipp Nr. 4 – Professionelle Nachbereitung
Auch die Nachbereitung ist entscheidend. Ein kurzes EXIT-Inter-
view mit dem Referenten – idealerweise während der letzten
Kaffeepause – liefert wertvolle Erkenntnisse. Verzichten Sie auf
umfangreiche Fragebögen und respektieren Sie die knappe Zeit
des Trainers. Drei gezielte Fragen in fünf Minuten sind effektiver
als zehn Minuten mit Standardfloskeln.
FAZIT: Mit diesen vier einfachen, aber wirkungsvollen Maß-
nahmen gestalten Sie Veranstaltungen effizient, individuell und
erfolgreich. Die professionelle Betreuung ist ein echter Wettbe-
werbsvorteil und stärkt das Image Ihres Hauses nachhaltig.
Expertentipp Nr. 3 – Individuelle Betreuung
Geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, willkommen zu sein. Vor
FOTO: DIAVENDO
KONTAKT
STEFFEN SCHOCK
diavendo
Seestraße 39
D-83257 Gstadt am Chiemsee
Tel.: +49 (0)8541 58499-0
info@diavendo.com
www.diavendo.com
12 HDV News | VOL 123 – Sommer 2025
FOTOS: KASTO © STOCK.ADOBE.COM